유럽 진출 첫 관문 'CPNP 등록' 성공 노하우

하우스부띠끄 ‘화장품 유럽 인증 세미나’

윤경미 기자   |   yoonkm1046@beautynury.com

입력시간 : 2017-05-01 00:59:00

지난 4월 18일부터 21일까지 개최된 국제화장품원료기술전(CI KOREA 2017)에서 화장품 유럽수출 인허가 전문업체인 하우스부띠끄가 18일과 19일, 양일간 ‘화장품 유럽 인증 세미나’를 진행했다. 유럽 시장 진출을 고민하고 있는 화장품 기업이라면 한 번쯤 들어봤을 제도, ‘CPNP’ 등록에 대한 이해를 높이기 위해서다. 

CPNP는 ‘Cosmetic Products Notification Portal’의 약자로, 유럽에서 유통되는 모든 화장품에 적용되는 온라인 등록 시스템을 뜻한다. 2013년 7월 이 제도가 도입됨에 따라 유럽 내 국가에서 화장품 판매 전 CPNP에 제품을 등록하는 것이 의무화됐다. 이에 EU는 CPNP 등록제도를 통해 유럽 내에서 유통되는 화장품의 원료와 성분을 관리·통제하고 있다. 

이때 누구보다 중요한 역할을 맡는 이가 ‘R.P’다. R.P는 ‘Responsible Person’ 즉, 유럽 내 화장품 유통시 안전을 보장하는 자연인 또는 법인을 가리킨다. R.P는 제품정보파일(Product Information File, 이하 PIF)을 작성·보유하며 제품이 유통되는 동안 안전성에 대한 책임을 지게 된다. 하우스부띠끄의 안전성 평가사인 조안나 쿠키엘라(Joanna Kukiella)는 제이미 김(Jamie Kim) 이사와 함께 이번 세미나에서 R.P에 대한 이해를 높이는 동시에 CPNP 등록 시 특히 주의해야 할 사항에 대해 설명했다.

‘화장품’ 정의부터 꼼꼼히 체크

CPNP 등록에 있어 무엇보다 중요한 부분은 ‘화장품’에 대해 정확히 이해하는 것이다. 수출하고자 하는 제품이 화장품인지 아닌지 판단하는 것부터가 CPNP 등록 과정의 시작이라고 할 수 있다. 

유럽 기준에 따른 ‘화장품’은 ‘인체의 외부 부분, 표피, 모발조직, 손톱, 입술 및 외부 생식기관 등 또는 치아 및 구강 점막에 적용하여 세정, 방향, 외관변화, 보호, 좋은 조건으로 유지하거나 신체 냄새를 보정하도록 의도된 물질 또는 혼합물’로 정의할 수 있다. 이때 이 혼합물은 인체 외부에 적용하는 것을 의미하며 인체 내부에 복용을 한다거나 흡입, 주입 또는 이식되도록 의도된 물질은 화장품으로 간주되지 않는다. 

제품이 화장품인지 아닌지 확인하는 방법은 여러 가지가 있다. 일반적으로 생각할 수 있는 화장품의 형태인 크림, 리퀴드, 파우더는 화장품으로 간주된다. 이에 반해 칫솔, 치실과 같은 제품은 화장품에 해당하지 않는다. 티슈는 화장품 아니지만 물티슈는 화장품으로 본다. 어느 부위에 바르느냐에 따라서도 구분이 가능하다. 특히 외부 피부에 바르는 것이 중요해 여성 세정제의 경우 삽입식이라면 화장품이 아닐 가능성이 높다. 

패키지에 따라서 소비자가 의약품으로 오해할 수 있는 제품 역시 규정을 꼼꼼히 확인해야 한다. 패키지에 라벨을 어떻게 사용하는지에 따라서도 결과가 달라진다. 예를 들어 유럽 시장에서는 ‘Treat’ ‘Healing’ 등의 단어는 의약품에 사용하는 용어이기 때문에 사용할 수 없다. 마찬가지로 주름개선(Anti-Wrinkle) 제품이라 하더라도 ‘주름을 없앤다’는 표현은 화장품이 될 수 없고, ‘주름 완화에 도움을 준다’ 등으로 표현해야 문제가 생길 위험이 적다.

제품 ‘안전성’ 보장하는 R.P

유럽 내에서 제조되는 상품이라면 당연히 제조사가 R.P가 된다. 하지만 수입을 통해 제품이 유럽 시장으로 들어가는 경우, 별도의 R.P가 필요하다. R.P는 CPNP에 제품을 등록하는 주체가 돼 PIF의 핵심 구성요소인 안전성 보고서를 발급한다. 일반적으로는 수입업체가 R.P를 담당하는데, 판매자가 제품명이나 제품의 라벨을 바꿀 경우 이 업체가 R.P의 역할을 수행하게 된다. 

R.P가 CPNP 등록 전 구비해야 하는 문서가 바로 ‘PIF’다. PIF는 제품과 관련된 모든 정보를 담은 문서로서, 유럽 진출을 희망하는 기업이 CPNP 등록 전 반드시 구비하고 있어야 하는 중요한 자료다. PIF에는 앞서 언급한 바와 같이 안전성 보고서를 비롯해 제품의 제조방법, 성분 표, 동물심험 관련 신고서 등이 포함된다. 

제품을 사용한 후 부작용이 발생했을 때 이를 관계 당국에 통보하는 것 또한 R.P의 중요한 역할이다. 안전성 보고서를 작성하는 목적은 제품으로부터 소비자를 보호하기 위함이다. 때문에 경우에 따라서는 엄중한 처벌이 따르게 된다. 따라서 만약 부작용이 발생했다면 R.P를 통해 관계 당국에 관련 사항을 신고하고, 신고서를 작성해야 한다.

CPNP 등록 과정의 핵심 ‘안전성 보고서(CPSR)’

유럽 시장에 화장품을 등록하는 순서를 간단히 살펴보면 다음과 같다. 우선 R.P가 제품과 관련된 모든 문서를 취합한다. 취합된 문서는 평가사에게 보내지고, 평가사는 제품을 구성하는 성분 하나하나를 모두 분석해 수치화한다. 이렇게 완성된 데이터가 제품의 어떤 부분이 ‘안전’한지, 혹은 ‘안전하지 않은’지 판단하는 ‘안전성 보고서(Cosmetic Product Safety Report, CPSR)’다. 이렇게 보고서가 완성되면 이를 기반으로 CPNP에 등록하는 절차가 이어진다. 

제이미 김 이사는 “간혹 CPNP에 먼저 등록을 하고 이후에 안전성 보고서를 발급 받고자 하는 업체도 있고, 실제로 등록만 하고 판매를 먼저 하는 기업도 있다”며 “하지만 안전성 보고서가 완성된 후, 최종 테스트 결과를 바탕으로 이 제품이 유럽 기준으로 안전한지 여부가 판별될 때까지 기다리는 것이 리스크를 줄이는 가장 좋은 방법”이라고 강조했다. 안전성 보고서 결과에 문제가 있으면 테스트를 다시 진행하거나 제품을 수정해야 하는 경우가 발생하기 때문이다. 

안전성 보고서의 가장 기본이 되는 문서는 전성분표다. 유효성분만 기록하는 것이 아니기 때문에 복합성분표로 작성해야 한다. 제품에 포함된 성분의 MSDS(Material Safety Data Sheet, 물질 안전 보건 자료)를 열람해 기재돼있는 모든 성분을 기입해야 한다. 성분을 나타내는 단어 사용에도 주의를 기울여야 한다. 그 예로 향료 표기에 우리 기업 대부분 ‘Fragrance’라는 용어를 쓴다. 하지만 유럽에서는 보통 ‘Perfume’ ‘Aroma’ 등의 단어를 사용한다. 

성분표시·라벨링 특히 주의해야

조안나 쿠키엘라 평가사는 화장품에 사용되는 성분에 대해 보다 구체적인 설명을 이어갔다. ‘성분’이란 화장품을 제조할 때 사용된 모든 성분을 가리키며 ‘전성분’이라고도 표현할 수 있다. 이는 중국 CFDA(중국위생허가) 과정에서 요구되는 개념과 유사한 부분이다. 

이때 주의해야 할 부분은 제조상 의도하지 않았지만 배합과정에서 생성되는 성분이다. 이를 ‘불순물(Impurity)’이라고 하는데 따로 성분으로 기재하지 않아도 된다. MSDS에는 기재돼 있지만 제조과정에서 의도적으로 삭제되는 성분도 전성분표에 기재하지 않는다. 성분 중 향료(Perfume)가 들어있는 제품은 R.P에게 IFRA(International Fragrance Association, 국제향료협회) 인증서를 제출해야 한다. 이는 제품에 포함된 향료가 전 세계적으로 통용되는 기준에 따라 입증된 성분임을 알려주는 문서다. 

라벨을 관리하는 것도 R.P의 중요한 책임 중 하나다. 한국에서는 ‘라벨’이라고 하면 흔히 제품 뒷면에 표기된 주의사항만 생각하기 쉽다. 하지만 유럽에서는 제품 패키지와 본 용기에 표기된 모든 단어를 라벨로 간주한다. 영어 단어는 물론, 마케팅을 위해 쓰인 프랑스어, 스페인어 등도 모두 해당된다. 유럽에서 통용되는 언어로 기재한 단어는 모두 증빙할 수 있어야 하는 것. 

특히 많은 한국 제품이 기능성 화장품에 해당하기 때문에 주로 ‘화이트닝’ ‘주름개선’ 등의 표현을 사용한다. 하지만 유럽에는 ‘기능성 화장품’이라는 기준 자체가 없기 때문에 업체에서 자체적으로 제조사를 통해 이를 인증할 수 있는 테스트를 거쳐야 한다. 그렇지 않으면 유럽 혹은 기타 테스트 기관에서 진행한 임상실험 결과가 있어야 그 문구를 사용할 수 있다. 만약 위와 같은 표현에 대해 누군가 ‘이것이 진짜 입증된 내용인가’라는 의문을 제기했을 때 근거가 없다면 최악의 경우 유럽시장에서 철수해야 하는 경우까지 발생할 수 있다.

조안나 쿠키엘라 평가사의 발표 이후에는 유럽 임상평가연구소 ‘해밀턴 인터네셔널’의 연구원 모니카 마카라(Monika Makara)의 안전성테스트 및 기능성 테스트에 관한 발표가 이어졌다.

이번 세미나에는 연일 300명이 넘는 업체 관계자가 참가해 동시에 진행된 개별 세미나 중 가장 큰 관심을 모았다. 이는 주최 측인 하우스부띠끄가 당초 예상한 인원을 크게 웃도는 수치였다. 참가자들은 하우스부띠끄에서 배포한 등록 가이드와 PPT 화면을 주의 깊게 살피며 세미나에 집중했다. 수첩에 꼼꼼하게 메모를 이어가던 한 관계자의 이마에는 어느새 송글송글 땀방울이 맺혀 있었다. ‘유럽’이라는 새로운 시장으로의 진출을 갈망하는 우리 화장품 기업에 단비와도 같은 시간이었다.